So funktioniert Dplex
Ein Verzeichnis pro Organisation, eine Compliance-Engine, die sagt, was fehlt, befragte und geschulte Mitarbeitende, ein Maßnahmenplan zum Vorankommen. Dplex ist für den DSB gemacht, der ein Verzeichnis führt, und für die Kanzlei, die dreißig führt.
Der Compliance-Zyklus
Was Dplex Quartal für Quartal am Laufen hält.
Beschreiben
Die Verarbeitungen, über den geführten Assistenten, Vorlagen oder Selbstinterviews.
Bewerten
Die Engine prüft jeden Eintrag: erforderlich zu 75 %, empfohlen zu 25 %.
Einschätzen
DSFA-Kriterien werden angekreuzt oder abgeleitet; die DSFA wird im Eintrag durchgeführt.
Beheben
Jede Lücke wird zu einer zugewiesenen Aufgabe, verfolgt bis zum Abschluss.
Sensibilisieren
Online-Kurse und Quiz, Schulungen pro Person verfolgt.
Nachweisen
Internes Verzeichnis, öffentliche Richtlinie und Dashboard, stets aktuell.
Was ein Dplex-Verzeichnis enthält
Verantwortliche
Die Organisation und ihr DSB, mit öffentlicher Richtlinie und vollständigem Verzeichnis, exportierbar pro Verantwortlichem.
Verarbeitungen
Der vollständige Eintrag nach Art. 30, der Score, der DSFA-Abschnitt, die Herkunft (Assistent, Vorlage, Interview) und das Überprüfungsdatum.
Auftragsverarbeiter
Vertrag, Garantien, Übermittlungen, mit den Verarbeitungen verknüpft; Score bei jedem Schreiben neu berechnet.
Anfragen und Verletzungen
Vorgänge mit gesetzlicher Frist, mit Protokoll und Aufgaben.
Kampagnen
Selbstinterviews zur Entdeckung und Sensibilisierungskampagnen, mit Sitzungen pro Mitarbeitendem.
Team
Administrator, DSB, Mitwirkende und Leser, jeder mit seinen Rechten.
Die Compliance-Engine
Deterministisch, referenziert, erklärbar: Jede Prüfung nennt ihren Artikel, beschreibt die Lücke und schlägt die Korrektur vor.
- Prüfungen zu den Artikeln 30, 6, 9, 13, 28, 32, 35 und 44, auf zwei Ebenen
- Score pro Verarbeitung, pro Auftragsverarbeiter und für das Verzeichnis
- DSFA: angekreuzte und abgeleitete Kriterien (sensible Daten, schutzbedürftige Personen, Beschäftigte eingeschlossen)
- Vorschläge: mehrere Rechtsgrundlagen, mehrere Zwecke, gemischte Personengruppen, Datenminimierung, Dubletten nach Namensähnlichkeit
- Korrektur mit einem Klick, wenn sich der Eintrag widerspricht
- KI (Gemini) nur auf Anfrage: Zusammenfassung, Empfehlungen, DSFA-Gutachten, Aufbewahrungsfrist, Aufteilung, Umformulierung
Gesundheitsdaten und Patienten: DSFA erforderlich. Vorgeschlagene Aufbewahrungsfrist: 20 Jahre nach dem letzten Besuch.
Wer macht was
Rechte nach Rolle, und Aufgaben, die jeder voranbringen kann.
Administrator
Konto, Benutzer, Abonnement und das gesamte Verzeichnis.
DSB oder Compliance-Verantwortlicher
Führt das Verzeichnis, bearbeitet Anfragen und Verletzungen, steuert den Maßnahmenplan, führt Interviews und Schulungen durch.
Mitwirkender
Sieht das Dashboard und bringt die ihm zugewiesenen Aufgaben voran: Status, Kommentar.
Leser
Sieht das Dashboard ein, ohne etwas zu ändern.
Häufige Fragen
Muss ich bei null anfangen, wenn ich schon ein Verzeichnis habe?
Nein: Verarbeitungen werden mit dem Assistenten oder Vorlagen angelegt, und Selbstinterviews bringen den Rest ans Licht. Das Dplex-Team begleitet die Übernahme eines bestehenden Verzeichnisses.
Entscheidet die KI über die Compliance?
Nein. Die deterministische Engine bewertet jeden Eintrag anhand referenzierter Prüfungen; die KI greift nur ein, wenn Sie sie anfordern, um die Analyse zu bereichern oder Interviewantworten abzugleichen, und jeder Vorschlag wird vom DSB validiert.
Kann eine Kanzlei das Verzeichnis mehrerer Kunden führen?
Ja: Jede Kundenorganisation ist ein eigenes Verzeichnis mit eigenen Benutzern. Der Tarif Pro deckt mehrere Verantwortliche und unbegrenzte Verarbeitungen ab.
Brauchen meine Mitarbeitenden ein Konto?
Um ein Selbstinterview zu beantworten oder eine Sensibilisierung zu absolvieren, nein: ein persönlicher Link genügt. Um Aufgaben voranzubringen, ein Mitwirkenden-Konto.
Testen Sie Dplex an Ihrem Verzeichnis
Kostenlos, unverbindlich: Beschreiben Sie Ihre ersten Verarbeitungen und sehen Sie, was fehlt.